Checkliste zur langfristigen Organisation einer Selbsthilfegruppe für Adoptiv- und Pflegefamilien

Diese Checkliste unterstützt Gruppen dabei, ihre Arbeit übersichtlich zu strukturieren und langfristig stabil zu organisieren. Sie kann bei der Gründung oder zur regelmäßigen Überprüfung der Gruppenarbeit genutzt werden.

1. Grundstruktur der Gruppe klären

☐ Gibt es einen festen Treffrhythmus (z. B. monatlich oder alle 6 Wochen)?
☐ Stehen Wochentag, Uhrzeit und Ort der Treffen möglichst langfristig fest?
☐ Sind grundlegende Gruppenregeln vereinbart (z. B. Vertraulichkeit, respektvoller Umgang)?
☐ Ist klar, dass jede Person sprechen darf, aber nicht muss?
☐ Gibt es eine einfache Struktur für den Ablauf der Treffen?

2. Organisationsstruktur festlegen

☐ Gibt es ein kleines Kernteam (2–4 Personen)?
☐ Sind Aufgaben im Kernteam verteilt (z. B. Administration, Kommunikation, Netzwerkpflege)?
☐ Sind Vertretungen vorgesehen, falls jemand ausfällt?
☐ Werden Rollen oder Aufgaben gelegentlich neu verteilt?

3. Jahresplanung erstellen

☐ Gibt es eine grobe Planung für das Jahr (Treffen, Themen, Aktivitäten)?
☐ Sind mögliche Fachthemen gesammelt (z. B. Bindung, Schule, Trauma, Herkunftsfamilien)?
☐ Werden auch informelle Treffen geplant (z. B. Picknick oder Familienausflug)?
☐ Gibt es ein oder zwei Treffen mit fachlichem Input?

4. Treffen sinnvoll gestalten

☐ Gibt es Zeit für persönliches Ankommen und Austausch?
☐ Wird ein Thema oder Schwerpunkt vorbereitet?
☐ Gibt es Raum für offene Fragen und spontane Anliegen?
☐ Werden wichtige Informationen oder Termine am Ende kurz zusammengefasst?

5. Kommunikation organisieren

☐ Gibt es eine Messenger-Gruppe für kurze Informationen und Austausch?
☐ Existiert ein E-Mail-Verteiler für Termine und Einladungen?
☐ Werden wichtige Termine rechtzeitig angekündigt?
☐ Gibt es eine Person, die die Kommunikation koordiniert?

6. Mitglieder aktiv einbeziehen

☐ Können Mitglieder kleine Aufgaben übernehmen?
☐ Werden Themen oder Wünsche aus der Gruppe gesammelt?
☐ Gibt es Möglichkeiten, Aktivitäten gemeinsam zu planen?
☐ Wird Verantwortung bewusst auf mehrere Personen verteilt?

7. Neue Mitglieder integrieren

☐ Werden neue Familien beim ersten Treffen begrüßt?
☐ Gibt es eine kurze Erklärung zu Ablauf und Regeln der Gruppe?
☐ Gibt es eine Ansprechperson für neue Mitglieder?
☐ Werden neue Familien aktiv in Gespräche einbezogen?

8. Netzwerk und Unterstützung nutzen

☐ Besteht Kontakt zu einer Selbsthilfekontaktstelle?
☐ Gibt es Kooperationen mit Beratungsstellen oder Familienzentren?
☐ Werden regionale Angebote oder Veranstaltungen geteilt?
☐ Werden mögliche Referentinnen oder Referenten gesammelt?

9. Regelmäßig reflektieren

☐ Wird einmal im Jahr kurz reflektiert, wie die Gruppe läuft?
☐ Werden Themenwünsche der Mitglieder abgefragt?
☐ Wird überprüft, ob Treffrhythmus und Format noch passen?
☐ Werden Ideen für neue Aktivitäten gesammelt?

Kurzcheck für eine gut funktionierende Gruppe

Eine stabile Selbsthilfegruppe hat:

regelmäßige Treffen
ein kleines Organisationsteam
klare Kommunikation
Beteiligung vieler Mitglieder
Raum für Austausch und Begegnung

Wenn diese Punkte erfüllt sind, steigen die Chancen deutlich, dass sich die Gruppe langfristig trägt und für viele Familien eine wertvolle Unterstützung bleibt.

 

Autorin: Petra Kalwa
Petra Kalwa ist Pflegemutter einer dreijährigen Tochter. Im September 2024 gründete sie die Ortsgruppe Leverkusener Herzenskinder, um den Austausch und die Gemeinschaft der Familien untereinander zu stärken.

Der Beitrag Im Fokus: Ortsgruppen – Teil 9: Checkliste zur langfristigen Organisation erschien zuerst auf pfad-bv.de.

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